Dla wielu wystawców miarą ich skuteczności na targach jest wielkość oraz wygląd stoiska, przez co podczas przygotowań wiele uwagi poświęcają jego planowaniu, konstrukcji i logistyce. Prawdą jest, że te aspekty zwracają uwagę w pierwszej kolejności, jednak sukces na targach zależy także od personelu. Profesjonalna obsługa klienta z zachowaniem zasad savoir-vivre zdecydowanie pozytywnie wpłynie na doświadczeni klienta w kontakcie z marką oraz większą liczbę leadów. Na co zwrócić uwagę?
Powitanie
Uczestników witamy jeszcze przed stoiskiem. Siedząc lub stojąc za blatem tworzymy sztuczną barierę między nami a odwiedzającymi. Będąc obok, sygnalizujemy, że jesteśmy gotowi porozmawiać, odpowiedzieć na pytania czy nawet dokonać prezentacji. Przydadzą się także uśmiech, kontakt wzrokowy, wyprostowana i otwarta postawa, pewność siebie objawiająca się spokojny mi ruchami i odpowiednio donośnym i wyraźnym sposobem mówienia, oraz właściwy ubiór. Unikajmy opierania się o ściany czy meble, jak również krzyżowania rąk i nóg, ponieważ taka postawa zniechęca klienta do kontaktu.
Gotowość do nawiązania kontaktu z klientem
Na targach każdy klient jest ważny. Bez względu na to, że ktoś zatrzymał się przy stoisku czy tylko przechodzi obok, każdemu należy się zainteresowanie. Gdy tylko zaczyna się ruch, warto zakończyć posiłki, pogawędki z kolegami z obsługi, rozmowy telefoniczne czy korzystanie z laptopa. Wielu klientów, widząc, że personel jest zajęty, rezygnuje z odwiedzin obawiając się im przerywać z czystej ludzkiej uprzejmości.
Gdy klient podchodzi do stoiska, warto zaproponować, żeby usiadł. Jeżeli odmawia, również tego nie róbmy. Przygotowując przestrzeń do siedzenia, postarajmy się wcześniej o wysokie krzesła i blat, co pozwoli utrzymać kontakt wzrokowy na poziomie stojących osób. Sadzając klienta na zbyt niskim krześle możemy sprawić, że poczuje się niekomfortowo, ponieważ będzie znajdował się niżej niż pozostałe, stojące osoby na stoisku.
Wygląd i zarządzanie przestrzenią stoiska
Stoisko powinno wyglądać przede wszystkim schludnie, dlatego ukryjmy wszelkie zbędne przedmioty czy śmieci przed wzrokiem odwiedzających. To samo dotyczy nadwyżki towaru, jaki ze sobą przywieźliśmy. Schowajmy go za ścianą stoiska, pod zabudowanym blatem czy w innej, specjalnie przeznaczonej do tego przestrzeni.
Punktualność
Chodzi konkretnie o przestrzeganie godzin rozpoczęcia i zakończenia targów. Stoisko powinno być gotowe, jeszcze zanim pojawią się pierwsi odwiedzający, a pracownicy powinni być gotowi do obsługi od rozpoczęcia do zamknięcia targów, bowiem wiele osób decyduje się na złożenie zamówienia tuż przed zamknięciem.
Spożywanie posiłków
Obecność na targach to długie godziny na stoisku, stąd pracownicy muszą mieć dostęp do napojów i przekąsek. W żadnym jednak razie, produkty spożywcze oraz opakowania nie powinny znajdować się na widoku, ponieważ wniosą nieład w wygląd stoiska. Także samo spożywanie posiłków powinno odbywać się z dala od odwiedzających, ponieważ mało kto będzie chciał odwiedzić stoisko widząc, że obsługa stoiska jest zajęta jedzeniem.
Właściwy ubiór
Nie ma konkretnych zasad określających, jak powinien wyglądać pracownik obsługi stoiska. Każda firma ma swój odrębny dress code i inne wymagania w kontekście ubioru. Są takie, które oczekują, że pracownicy ubiorą się na sportowo (koszulki polo, kurtki, buty sportowe, bojówki itd.), jak i takie, które wymagają, żeby pracownik wyglądał formalnie lub w stylu business casual (koszula, marynarka, garsonka). Wszystko zależy od kultury organizacyjnej. Jeśli mamy wątpliwości, trzymajmy się dwóch zasad: ubiór powinien wyrażać szacunek wobec odwiedzających, oraz powinien być był spójny z wyglądem stoiska i odróżniać pracownika od uczestników targów.
Wiele osób często pyta o tatuaże i kolczyki na ciele. Tu zasada jest jedna: na targach, podobnie jak w pracy, obowiązuje nas wygląd służbowy. To oznacza, że o ile targi nie są zgrupowaniem artystów lub osób działających w branży modowej, niekonwencjonalne ozdoby nie powinny być specjalnie eksponowane. Podobnie jak zbyt wyzywający makijaż, zbyt obcisły lub skąpy strój, czy nadmiar biżuterii. Pracownik powinien zwracać uwagę otoczenia swoją otwartością i przyjaznym podejściem do klienta, a nie wyglądem, ponieważ jego zadaniem jest realizowanie celów firmy, a nie swoich własnych.
Kontakt z mediami
Targi dostarczają zwykle wiele okazji do kontaktu z mediów branżowych, co jest doskonałą okazją do dodatkowej promocji firmy. Warto o tym pamiętać jeszcze na etapie przygotowań do imprezy i zawczasu przygotować materiały informacyjne lub nawet być gotowym do krótkiego wywiadu. Chodzi głównie o to, by wiedzieć jak mówić o firmie, umieć nawiązać do tego, co jest istotne z punktu widzenia klienta, oraz profesjonalnie się zaprezentować. Pamiętajmy przy tym, że przedstawiciele mediów cenią sobie terminowość i dostępność, dlatego na każdą sposobność zaprezentowania firmy warto reagować szybko, bo druga taka okazja może się nie powtórzyć.
Targi niosą ze sobą olbrzymi potencjał marketingowy i sprzedażowy, dlatego zadbajmy o to, aby w pełni go wykorzystać i nie zepsuć jakimś nieprzewidzialnym ruchem.
