Marzec 2020 roku to data, która w życiu każdego z nas przejdzie do historii. Pewnie z różnych powodów, ale bez wątpienia, to co zapamiętamy to hasło kryzys, który dla jednych stał się źródłem potężnych kłopotów, a dla innych okazją do poszukania dla siebie okazji do zbudowania biznesu. Kryzys ma to jednak do siebie, że mija i wtedy przychodzi czas na weryfikację tego, kto i jak w tej nowej sytuacji się odnajduje.
Relacje to mit? Co jeszcze obnażył kryzys?
Każda branża zareagowała na kryzys w inny sposób. Jednak pierwszym aspektem, który „sprowadził na ziemię” menedżerów było motywowanie pracowników. Pracownicy znaleźli sobie doskonałą obiekcję w postaci – „jest kryzys”, „koronawirus”, „teraz nie jest dobry czas na sprzedaż”. Wystarczyło kilka z rzędu odpowiedzi odmownych od klientów i dla przykładu pracownik sił sprzedaży tracił motywację. Sam zaczynał w to wierzyć, co słyszał od swoich klientów. Budujące się przekonania ograniczające stawały się z każdym telefonem faktem.
Do tego wkrótce w wyniku obostrzeń pogłębił się problem związany z mobilnością, a więc znikła możliwość spotkań z klientami. Jedynym realnym źródłem kontaktu stał się mail i telefon. To co stało się wówczas zauważalne – handlowcy pracujący terenowo „stracili moc” skuteczności sprzedaży. Rozmowy zaczęły zamieniać się w przyjmowanie zamówień. Nagle znikło badanie potrzeb, umiejętność skutecznego prezentowania rozwiązań, neutralizacji obiekcji, domykania sprzedaży czy dosprzedaży. Z tym wszystkim zderzyli się menedżerowie w kontekście motywowania handlowego zespołów sprzedażowych.
Jeszcze jedną trudnością kryzysową okazały się „zatory finansowe” firm, co pokazało menedżerom, że dla handlowców windykowanie należności stało się problemem. Handlowiec nie wiedział jak windykować należności, a klient wiedział, że nie jest to dobry czas na płatności. Zaś menedżer odpowiedzialny za rentowność swoich działań, zderzył się z kolejną, nie małą, trudnością.
Praca zdalna
Menedżerowie w okresie pandemii zderzyli dodatkowo swoje kompetencje z zarządzaniem w tzw. świecie zdalnym. Wprowadzony lockdown to w praktyce nagła zmiana wszystkich procesów w dotychczasowym zarządzaniu. Do tego w trybie nagłym i… bezterminowym.
Najczęstsze trudności zgłaszane wówczas przez menedżerów to:
- Jak zorganizować pracę zespołu rozproszonego?
- Jak delegować zadania na odległość i monitorować efektywność pracy pracowników
- Jak motywować na odległość?
- Jak mierzyć efektywność pracowników, kiedy „pracują” w domu?
To wszystko generowało w pierwszych kilku tygodniach niesamowity stres oraz znacznie więcej pracy.
Dobre praktyki – zespoły projektowe
Część menedżerów bardzo szybko zrozumiała, że najgorsze co może spotkać ich zespoły to czekanie, a samym menedżerów syndrom Clinta Eastwooda czyli walki w pojedynkę z trudnościami dnia codziennego. Dlatego też bardzo szybko zaczęli wdrażać model zespołów projektowych, które okazały się świetnym lekiem na pracę rozproszoną. Spotkania online z pracownikami podczas których generowano nowe rozwiązania i pomysły, w znacznym stopniu wpływały pozytywnie na motywację zespołów. Pracownicy w zespołach projektowych działając ze sobą, będąc z sobą w regularnym kontakcie, pracując nad konkretnym projektem, komunikując się ze sobą uruchamiali wzajemnie w sobie ducha współpracy.
Szczerość a wiarygodność menedżera
Wielu menedżerów w tym czasie postawiła na szczere informowanie pracowników o sytuacji. Dla pracowników niezwykle wartościowe były te szczere rozmowy menedżerów, przesycone pokorą do tego co się działo. Dla pracowników firm było to niezwykle ważne z racji tego, że odpowiadając za jakiś fragment działania organizacji, nie widzieli problemów rynkowych organizacji holistycznie. A to już tylko chwila do „nakręcania się”, budowania historii niewiarygodnych, lęku, stresu, osłabienia efektywności. Dlatego też duża grupa menedżerów nie żałowała swojego czasu na tego rodzaju spotkania online z pracownikami, w celu pokazywania im, jak organizacja działa w tym okresie. Duże znaczenie miały również spotkania czysto motywacyjne, żeby zespoły uspokoić i jednocześnie „nakręcać” do efektywnej pracy.
Zarządzanie intensywne
Wiosną 2020 pojęcie to nabrało znacznie większej mocy. Pracownicy pracujący zdalnie dostosowali się do mocno specyficznego funkcjonowania w tych nowych realiach. Łączenie pracy, z wyprowadzaniem psa na spacer, gotowaniem, prasowaniem, lekcjami z dziećmi (większość z nas pracowała w tym czasie również na etacie nauczyciela) to nie lada wyzwanie. Dlatego też menedżerowie wdrażali tzw. zarządzanie intensywne.
Polega ono na nasileniu działań menedżerskich, częstszym komunikowaniu się z pracownikami, dokładnym sprawdzaniu efektów ich pracy. Menedżer zarządzający intensywnie nie zadowala się jakąkolwiek odpowiedzią pracownika – mocno pogłębia każdy aspekt, ale również słucha obaw i wątpliwości pracowników oraz wyjaśnia je. Tu powstała przestrzeń na coaching menedżerski.
Pierwsza pomoc w pracy zdalnej
Duże wrażenie robiło na mnie wdrażanie w firmach koncepcji „4 punktowej apteczki pierwszej pomocy”. Co kryje się pod tym pojęciem? To 4 dobre praktyki zarządzania online:
- wspólnie z pracownikiem określenie jasnych zasad wykonywania obowiązków homeoffice, które będą przestrzegane przez obie strony. To swego rodzaju kontrakt menedżerski.
- utrzymywanie wzajemnego stałego kontaktu z pracownikiem: komunikacja to podstawa efektywnej pracy. Reagowanie odpowiednio szybko na maile, ustalenie godzin kontaktu telefonicznego (dzięki temu unikniemy frustracji, że pracownik o 11:17 jest na spacerze z psem lub odrabia lekcje z dzieckiem)
- przejście na tryb zadaniowy, a nie godzinowy w przypadku tego typu pracy
- umówienie się z pracownikiem na rozmowy podsumowujące, omawiające cząstkowe efekty pracy oraz jej przebieg
Nowe porządki
Dzisiaj powoli wracamy „do normalności”. Jednak świat do marca 2020 jest jak koniec kluczowego rozdziału w książce. Kolejny miesiąc i czas późniejszy to już inna opowieść. Zmienił się praktycznie każdy obszar naszego życia. W świecie menedżera to inny sposób komunikowania się z własną firmą, z pracownikami, inny model budowanie relacji zawodowych.
Czas pandemii wywołał również „głód kontaktu” z klientami. Więc „odmrożenie gospodarki” spowoduje natychmiastowy „zryw po klienta”.
Kto wygra ten wyścig?
Ci co odrobili pracę domową w postaci wiedzy o produktach/usługach, są zmotywowani, przygotowani merytorycznie z zasobami w postaci umiejętności oraz mają plan według którego będą działać konsekwentnie.
Ci menedżerowie, którzy okazali w tym okresie wobec ludzi zrozumienie, dali wsparcie i motywację. Część menedżerów niestety nie zdała tego egzaminu. Nie nam to już oceniać. Zweryfikują to pracownicy, bo oni odeszli lub odejdą w najbliższym czasie. Bo pracownik przychodzi pracować do firmy, ale odchodzi z organizacji zwykle ze względu na aspekty personalne. Dobrą wiadomością jest jednak to, że wielu menedżerów fantastycznie zdało ten „egzamin covidowy”. Cieszę się, że mogę z nimi dalej pracować podczas szkoleń z zarządzania, coachingów menedżerskich, konsultacji.
Pandemia „obnażyła” więc jeden z kluczowych aspektów zarządzania. Dzisiaj lider transakcyjny (skoncentrowany tylko na „cyfrze”) jest już mało skuteczny i mało atrakcyjny dla pracowników. Przyszedł czas na liderów transformacyjnych, łączących „walkę o cyfrę” z wysokimi umiejętnościami interpersonalnymi.
