Katarzyna Muzyczyszyn
Efektywny zespół nie jest dziełem przypadku. Jest wynikiem dobrego zarządzania oraz budowania zdrowych nawyków oraz wzorców zachowań przez lidera. Zdarza się jednak, że w zespole pojawiają się sytuacje, na które lider nie ma wpływu, oraz że pojawiają się problemy, które trudno jest zauważyć na pierwszy rzut oka. Jakie symptomy wskazują na to, że prawidłowe funkcjonowanie zespołu jest zagrożone?
1. Utrata zaufania
Zaufanie to podstawa funkcjonowania każdego efektywnego zespołu. W momencie gdy brakuje zaufania członkowie zespołu zaczynają budować negatywne założenia, podejrzewają się wzajemnie o złe intencje, obawiają się spędzać razem czas i unikają proszenia o pomoc. Dobrze jest, gdy lider widząc co się dzieje dba o budowanie kultury otwartości, nagradza uczciwość oraz, co najważniejsze, sam daje dobry przykład.
2. Nierozwiązany konflikt
Konflikt w zespole jest czymś naturalnym. Problem pojawia się dopiero w momencie, gdy nikt nie podejmuje próby rozwiązania go, a zamiast otwartej dyskusji pojawia się i narasta wzajemna niechęć, która ostatecznie prowadzi do niemożności podjęcia jakichkolwiek działań. Sygnałem, że zespół boryka się z nierozwiązanym konfliktem jest najczęściej niedotrzymywanie terminów, plotkowanie, tworzenie się grup, narzekactwo oraz pogarszające się wyniki. Wszelkie działania zmierzające do uporania się z konfliktem warto wdrażać jeszcze zanim te objawy się pojawią.
3. Wycofywanie się
Pogarszający się stan zespołu często sygnalizuje też mentalne wycofywanie się jego członków, co często zdarza się jeszcze zanim zorientują się oni, że tak jest. Pracownicy nie inwestują wtedy ani swoich sił ani czasu w działania na rzecz zespołu i realizację wspólnych celów. Lider, któremu uda się wykryć taki brak kreatywności, entuzjazmu oraz pogorszenie się komunikacji, powinien starać się od nowa pozyskać zaangażowanie zespołu. Dobrze jest dzielić się odpowiedzialnością, pokazywać pracownikom jak swoimi indywidualnymi talentami i cechami mogą wzmocnić zespól, oraz nie szczędzić pozytywnej informacji zwrotnej.
4. Zbyt duża strefa komfortu
Kiedy członkowie zespołu zaczynają czuć się ze sobą zbyt swobodnie, pojawia się niebezpieczeństwo wystąpienia syndromu „myślenia grupowego”, które bierze górę nad potrzebą dostarczania nowatorskich pomysłów. Tymczasem produktywne zespoły potrzebują odmiennych punktów widzenia. Muszą rozumieć czym różnią się ich role i z szacunkiem stawiać sobie wzajemnie wyzwania. Myślenie grupowe uniemożliwia zdrową debatę, dlatego liderzy powinni przypominać zespołowi o pełnionych rolach, genezie powstania zespołu oraz wypracowanych sposobach na podnoszenie efektywności swoich działań.
5. Brak decyzji
Trudności w podejmowaniu decyzji wynikają z braku spójności oraz zaufania w zespole, co wiąże się najczęściej z brakiem konstruktywnej debaty nad rozwiązaniami. Otwarte komunikowanie odmiennych punktów widzenia na podejmowaną decyzję pozwala tę spójność zbudować oraz sprzyja transparentności. Gdy tego brak, zespół stoi w miejscu, decyzje są odwlekane, a odpowiedzialność za wyniki zanika ze względu na to, że pracownicy nie identyfikują się z podejmowanymi decyzjami. Wpływa to zarówno na produktywność, postępy oraz morale w zespole.
6. „Kablowanie”
Przekazywanie przełożonemu informacji na temat tego co się dzieje wewnątrz zespołu to przysłowiowe „kablowanie”. Z pozoru może się wydawać, że dobrze jest mieć oczy i uszy wszędzie, ale nie dajmy się zwieść. Sytuacja, w której pracownicy opowiadają przełożonemu o wszystkim co się dzieje podczas jego nieobecności to zły znak. Bez względu na to jak użyteczne mogą być takie informacje, warto zakryć uszy i otworzyć oczy zanim będzie za późno.
7. Brak dbałości o cele zespołowe
Pracę zespołu trzeba monitorować na bieżąco. Gdy w dyskusjach na temat projektów i rezultatów przeważa „ja” nad „my”, warto wysłuchać co poszczególne jednostki mają do powiedzenia zanim zbiorą się wszyscy by wziąć udział w grupowej dyskusji, ponieważ to pozwoli odkryć ukryte interesy poszczególnych członków zespołu. Warto wypracować wspólnie zasady zaangażowania i uczynić zespół odpowiedzialnym za przestrzeganie ich.
8. Unikanie otwartości
Kiedy członkowie zespołu powstrzymują się od mówienia co naprawdę myślą i czują, zespół zaczyna działać nieprawidłowo. Ważne jest by stworzyć pracownikom przestrzeń i bezpieczne warunki do rozmowy. Prośba o szczerą informację zwrotną i przekazywanie takiej informacji ze swojej strony jest punktem wyjścia do stworzenia atmosfery otwartości. Otwartość rodzi zaufane, które jest niezbędne do zdrowego funkcjonowania zespołu.
9. Nierówny podział obowiązków
Zespoły o wysokich wynikach składają się najczęściej z osób, które w równym stopniu angażują się we wspólny wynik. W nieprawidłowo funkcjonujących zespołach zdarza się, że tylko jeden lub dwoje członków czują się odpowiedzialni za realizację wspólnych celów. By temu zapobiec należy upewnić się, że członkowie zespołu rozumieją cele zespołowe, identyfikują się z nimi, oraz że mają jasność co do swojej roli i obowiązków w osiąganiu tych celów.
10. Wzajemne obwinianie się oraz działanie w mniejszych grupach
Wczesnymi objawami choroby w zespole są wzajemne obwinianie się, tworzenie się w jego obrębie mniejszych grup oraz utrudniona komunikacja, co prowadzi do zaburzeń efektywności w postaci np. niedotrzymywania terminów. Przełożony może stawić temu czoło rozmawiając z pracownikami na osobności, a następnie w grupie, żeby rozpoznać główne problemy, omówić rozwiązania, oraz przypomnieć zespołowi o normach i celach do zrealizowania.
Dysfunkcje zespołowe są czymś co może zdarzyć się w każdym momencie życia zespołu. Dlatego warto nieustannie monitorować sytuację i wcześnie reagować na każdy pojawiający się niepokojący sygnał.
